Politique de confidentialité
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données collectées via les portails amUCom, amUAdmin et amUNews est Aix Marseille Université, établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, dont le siège est situé Jardin du Pharo, 58 boulevard Charles Livon, 13007 Marseille.
L'exploitation opérationnelle est assurée par la Direction de la communication et de la marque (DIRCOM) d'amU.
2. Base légale du traitement
Le traitement est fondé sur l'exécution d'une mission d'intérêt public (article 6.1.e du Règlement général sur la protection des données — RGPD), à savoir la mission de communication institutionnelle de l'université.
3. Spécificités par portail
Les modalités de collecte et de conservation diffèrent selon le portail. Sélectionnez le portail concerné :
Données collectées
- Données d'identification : nom, prénom, adresse e-mail institutionnelle
@univ-amu.fr - Données de connexion : date et heure de connexion, identifiant de session, adresse IP, type de navigateur (journalisation de sécurité)
- Données fournies par l'agent : contenu des soumissions transmises via les services (newsletter, signatures e-mail, demandes de prestation, cartes de visite, etc.)
Finalité du traitement
- Permettre aux agents amU d'utiliser les services numériques produits par la DIRCOM
- Tracer les actions pour des raisons d'audit et de sécurité
- Acheminer les soumissions vers le circuit de validation pertinent
Durée de conservation
- Compte agent : 12 mois après la dernière connexion
- Sessions et journaux de connexion : 12 mois glissants
- Contenus soumis : selon le service (cf. modalités spécifiques au sein de chaque service)
Données collectées
- Données d'identification : nom, prénom, adresse e-mail institutionnelle
@univ-amu.fr, structure de rattachement, rôle - Données de connexion : date et heure de connexion, identifiant de session, adresse IP, type de navigateur
- Données éditoriales : contenu des publications, photos, vidéos et documents téléversés dans le cadre de la mission
- Journaux d'audit : actions de création, modification, modération et suppression effectuées par chaque chargé(e) de communication
- Jetons d'authentification de services tiers : tokens OAuth chiffrés des comptes officiels amU sur les plateformes Facebook, Instagram, LinkedIn, Bluesky, YouTube (jamais sur des comptes personnels)
Finalité du traitement
- Production et modération des contenus éditoriaux officiels d'amU
- Publication sur les supports digitaux institutionnels (site web, réseaux sociaux, newsletter, écrans dynamiques, etc.)
- Traçabilité des décisions éditoriales
- Diffusion des signatures e-mail et des communications presse
Durée de conservation
- Compte chargé(e) de communication : 12 mois après la dernière connexion
- Journaux d'audit : 12 mois glissants
- Contenus éditoriaux publiés : durée de vie utile, puis archivage
- Comptes désactivés : suppression complète dans les 6 mois suivant le départ
Sous-traitants et transferts hors Union européenne
Pour publier les contenus officiels d'amU, amUAdmin interagit avec des services externes :
- Plateformes de réseaux sociaux (Meta, LinkedIn, Google/YouTube) — publication sur les comptes institutionnels
- Service IA externe (Anthropic PBC, États-Unis) — modération automatique d'extraits de texte non nominatifs
- Microsoft Graph (tenant Azure amU) — envoi de mails institutionnels via Office 365 de l'université
Tous les transferts éventuels hors UE sont encadrés par les clauses contractuelles types (CCT) de la Commission européenne. Aucune donnée personnelle des chargé(e)s de communication n'est transmise à ces services ; seuls les contenus destinés à la publication publique le sont.
Données collectées en consultation publique
La consultation des actualités sur amUNews ne nécessite ni création de compte ni acceptation de cookies non essentiels. Les seules données techniquement collectées sont :
- Journaux serveur Apache : adresse IP, date et heure, URL demandée, user-agent (finalité : sécurité du service, protection anti-abus, mesure technique)
Aucun cookie publicitaire ni outil de mesure d'audience tiers (Google Analytics, Meta Pixel, etc.) n'est utilisé.
Données collectées pour les contributeurs (soumission)
Lors de la soumission d'une actualité, les chargés de communication des structures fournissent :
- Identité professionnelle : nom, prénom, structure de rattachement, e-mail institutionnel
- Contenu de l'article : texte, visuels, métadonnées (titre, catégorie, date de publication souhaitée)
- Données de connexion : session, IP, user-agent (journalisation de sécurité)
Finalité du traitement
- Mise à disposition publique des actualités institutionnelles d'amU
- Acheminement des soumissions vers le circuit de relecture DIRCOM
- Sécurisation du portail (anti-abus, traçabilité technique)
Durée de conservation
- Journaux serveur (visiteurs publics) : 12 mois glissants, anonymisés au-delà
- Comptes contributeurs : 12 mois après la dernière connexion
- Articles publiés : durée de vie utile de l'information, puis archivage public
- Articles refusés ou en brouillon : 6 mois
4. Destinataires des données
Les données saisies dans amUCom et amUAdmin sont accessibles aux personnels DIRCOM autorisés et au super-administrateur technique. Les données contributeurs d'amUNews sont accessibles aux chargés de communication validants et à la DIRCOM. Aucune donnée n'est cédée, louée ou vendue à des tiers.
5. Hébergement
L'hébergement des trois portails est assuré en interne sur l'infrastructure d'Aix Marseille Université. Les données ne sont pas hébergées chez un prestataire tiers.
6. Vos droits
Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés modifiée, vous disposez des droits suivants :
- Droit d'accès, de rectification, d'effacement
- Droit à la limitation et à l'opposition au traitement
- Droit à la portabilité (pour les données fournies directement)
- Droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL)
7. Contact du Délégué à la protection des données
Pour exercer vos droits ou pour toute question relative à la protection de vos données :
Délégué à la protection des données (DPO) — Aix Marseille Université
par courriel : dpo@univ-amu.fr
Contact technique opérationnel : dircom-digital@univ-amu.fr
8. Mise à jour de cette politique
La présente politique peut être mise à jour pour refléter les évolutions des services ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour est indiquée en tête de document.